Rispondere a una segnalazione all'Ordine: guida alla memoria difensiva

La lettera con cui l'Ordine chiede chiarimenti su una segnalazione (o esposto) di un paziente, di un collega o di un'autorità è uno dei momenti più stressanti della vita professionale. La buona notizia è che una segnalazione non è una sanzione e che l'ordinamento prevede un tempo per difendersi: nel procedimento disciplinare delineato dal D.P.R. 221/1950 l'incolpato ha un termine non inferiore a venti giorni, prorogabile, per esaminare il fascicolo e presentare memorie scritte (art. 39). Il modo in cui si risponde, spesso in modo decisivo, influenza la valutazione dell'Ordine.

Questa guida propone un metodo di buona pratica per leggere l'atto, raccogliere la documentazione, scrivere una memoria difensiva chiara e prepararsi all'eventuale audizione. Non è un parere legale e non garantisce alcun esito: la difesa tecnica spetta a un avvocato esperto della materia. Per il quadro delle fasi, vedere la guida procedimento disciplinare dell'Ordine passo per passo.

Non tutte le lettere dell'Ordine sono uguali. Occorre distinguere almeno tre situazioni.

Per ogni atto controlli mittente, protocollo, data, modalità di notifica (PEC o raccomandata) e riferimenti normativi. Se l'atto non è chiaro, chieda chiarimenti per iscritto all'Ordine prima di rispondere nel merito.

Una difesa efficace parte da una cronologia documentata. Per ogni fatto rilevante annoti data, luogo, persone presenti, che cosa è stato detto o fatto, e quale documento lo prova. Le fonti tipiche sono:

• cartella clinica o scheda del paziente, con consensi informati e informative firmate;
• referti, immagini, prescrizioni, piani di cura e preventivi;
• comunicazioni scritte con il paziente (lettere, e-mail, messaggi) e con i colleghi;
• protocolli, linee guida e procedure aziendali applicabili al momento dei fatti;
• verbali, segnalazioni interne, registro eventi, relazioni del responsabile;
• certificazioni di formazione e aggiornamento pertinenti.

Se mancano documenti, lo si dica con franchezza e si spieghi che cosa è disponibile al loro posto. Per il tema della documentazione sanitaria vedere la guida cartella clinica e il corso Documentazione sanitaria e cartella clinica; per il consenso la guida consenso informato. I dati personali del paziente contenuti nei documenti vanno usati solo per quanto necessario alla difesa: ne parli con il legale e, se presente, con il responsabile della protezione dei dati.

La memoria è lo scritto con cui l'incolpato espone i fatti, le ragioni e produce i documenti. Una struttura semplice aiuta l'organo che la legge. Una proposta di schema:

Tono e stile

Scrivere in modo sobrio, preciso e rispettoso, in prima persona per ciò che si è fatto. Evitare toni polemici verso il segnalante, giudizi sulla persona e dettagli superflui. Se un errore c'è stato, riconoscerlo con chiarezza è compatibile con una difesa tecnica e può essere valutato come consapevolezza; la formulazione va concordata con il legale. Un testo breve e ordinato è più facile da leggere di una lunga memoria piena di allegati non commentati.

Molti procedimenti nascono da una comunicazione che il paziente ha vissuto come inadeguata o da un evento avverso gestito senza spiegazioni. Nella memoria, e nell'eventuale audizione, può essere utile mostrare che cosa si è imparato e quali misure concrete sono state adottate: una modifica della procedura di consenso, un nuovo modo di annotare in cartella, una formazione mirata, una revisione dei messaggi sui social. Non si tratta di ammettere ciò che non è stato commesso, ma di dimostrare attenzione alla sicurezza dei pazienti e alle regole della professione.

Corsi che possono aiutare a strutturare la riflessione: Evento avverso: comunicazione trasparente, scuse e gestione del reclamo, Comunicare con il paziente e Deontologia professionale oggi. Il corso Dopo il procedimento disciplinare (3 ore, 89 €) è pensato per chi ha già ricevuto una decisione. I corsi non sono consulenza legale e non influiscono sull'esito.

Se è fissata un'audizione, secondo l'art. 45 del D.P.R. 221/1950 il relatore espone gli addebiti e le prove e l'incolpato è sentito personalmente; le sedute non sono pubbliche. Il testo originale non ammette avvocati e consulenti all'audizione, salvo il consulente ritenuto necessario dal Consiglio: verifichi con il legale e con l'Ordine come questa regola è applicata oggi.

• Rileggere la memoria e gli allegati; portare una copia ordinata.
• Preparare una sintesi orale di pochi minuti: fatti, ragioni, miglioramenti.
• Rispondere alle domande in modo diretto; se non si ricorda un dettaglio, dirlo.
• Non polemizzare con i componenti dell'organo o con il segnalante.
• Dopo l'audizione, annotare le domande poste e le risposte date.

Se non può partecipare per un impedimento valido, lo comunichi subito per iscritto con documentazione: l'atto avverte che, in caso di assenza, si procede comunque.

La decisione dell'Ordine deve contenere, a pena di nullità, data, addebiti, prove, motivi e dispositivo (art. 47). Se l'esito non soddisfa, il ricorso alla CCEPS va proposto entro trenta giorni dalla notificazione (art. 53) e richiede il rispetto di precise formalità (artt. 54-55): non lo prepari senza un legale. Intanto continui a lavorare con attenzione alla documentazione e alla comunicazione con i pazienti, e se la sanzione comporta una sospensione organizzi con cura la continuità delle cure.

Per l'insieme delle fasi, delle sanzioni e dei termini rinvii alla guida procedimento disciplinare passo per passo; per le regole delle singole professioni a Codice di deontologia medica, Codice deontologico infermieri, Codice deontologico farmacista e deontologia odontoiatrica. Il programma dopo un procedimento disciplinare raccoglie i corsi di riflessione e rimedio.

Un collega fidato che non sia coinvolto nel caso; un avvocato con esperienza in diritto disciplinare delle professioni sanitarie; l'associazione professionale o il sindacato per consulenza e assistenza legale; il medico di famiglia o un professionista della salute mentale se lo stress persiste. Il benessere del professionista è un tema a sé: vedere il corso Burnout e benessere del professionista sanitario.

I corsi di Ethicapraxis sono erogati da un provider indipendente. Non sono accreditati ECM né approvati da Ministero, Agenas, Commissione nazionale per la formazione continua o Ordini, e non attribuiscono crediti ECM. Rilasciano un attestato di partecipazione con le ore di formazione. Dove le regole della professione o del datore di lavoro lo consentono, possono essere conservati come autoformazione, nei limiti e con l'autocertificazione previsti: verifichi sempre le regole in vigore con il proprio Ordine e con Agenas/Cogeaps. Non garantiscono alcun esito in un procedimento. Per il quadro dell'obbligo formativo veda la guida obblighi ECM e dossier formativo e la pagina obblighi ECM.